Акаунт для команд у Collaborator: ефективне управління клієнтами, командою та бюджетами

Акаунт для команд — спеціальна пропозиція Collaborator для агентств та SEO- чи маркетингових команд. Він допомагає організувати прозорий та зручний процес взаємодії колег між собою та із замовниками: регулювати доступи, керувати бюджетами, розподіляти завдання, контролювати виконання угод.

У цьому гайді детально розглянемо:

• як працює функціонал Акаунта для команд;
• які можливості він відкриває для агентств і команд;
• як крок за кроком ним користуватися.

Акаунт для команд — це спеціальний тип облікового запису, який дозволяє агентствам, SEO- і маркетинговим командам централізовано керувати всіма процесами в Collaborator. Він об’єднує акаунти колег і клієнтів для злагодженої взаємодії між ними.

Основні завдання Акаунта для команд:

• організація роботи команди;
• контроль фінансів і доступів;
• оптимізація процесу закупівлі розміщень;
• зручне ведення партнерської програми.

Такий формат ідеально підходить агентствам, що ведуть кілька клієнтів одночасно, а також командам SEO-фахівців, які працюють над спільними проєктами.

Основні можливості Акаунта для команд

Після підключення Акаунта для команд ви отримуєте повний набір інструментів для управління роботою команди та клієнтів. Зокрема, ви можете:

• створювати або підключати клієнтські проєкти, керуючи ними з одного облікового запису;
• додавати колег до конкретних проєктів лише у кілька кліків;
• розподіляти бюджети між колегами та клієнтами;
• контролювати баланси у межах до десяти проєктів одночасно;
• поповнювати рахунки зручними методами оплати;
• отримувати додаткові знижки на розміщення гостьових постів у каталозі Collaborator.

Фактично Акаунт для команд — це робоча панель керування всіма активностями агентства чи команди з розміщення гостьових статей в одному інтерфейсі.

Ролі користувачів у структурі Акаунта для команд

Розподіл здійснюється на рівні облікових записів. Існують такі можливі ролі:

1. Адмін — головний обліковий запис, з якого реалізується все подальше управління. Він може додавати та видаляти користувачів, розподіляти бюджети, керувати проєктами й відстежувати діяльність команди.
2. Колега — роль для членів команди: SEO-спеціалістів, копірайтерів, лінкбілдерів тощо. Колеги працюють лише з тими проєктами, до яких отримують доступ від Адміна, і не можуть самостійно створювати нові проєкти чи поповнювати баланс.
3. Клієнт — окремий повноцінний клієнтський акаунт з проєктами, керувати яким можна з акаунта Адміна чи акаунта Колеги.
   
   Перша причина створити окремий акаунт для клієнта стосується поповнення балансу. Якщо клієнт самостійно вносить кошти на свій акаунт і ви не берете участі у цьому процесі, логічно відокремити його робочий простір.
   
   Друга причина — економія на комісії завдяки партнерській програмі. Для SEO-спеціалістів на фрилансі та невеликих команд, коли проєктів стає багато, а керувати десятками клієнтських акаунтів вручну стає складно та виснажливо, Collaborator спрощує цей процес: дозволяє зібрати всі дані в одному місці та комфортно керувати багатьма проєктами одночасно.

Як створити Акаунт для команд

Щоб створити Акаунт для команд:

• перейдіть на сторінку https://collaborator.pro/ua/agency
• заповніть коротку форму із контактними даними;
• дочекайтеся підтвердження від менеджера Collaborator;
• після активації у вашому обліковому записі з’явиться новий розділ Акаунт для команд.

Готово💪 З цього моменту ви можете створювати структуру команди, додавати клієнтів і налаштовувати роботу в межах одного інтерфейсу.

Ефективність

У вкладці Ефективність зібрана основна аналітика по підключених акаунтах. Тут ви можете побачити:

• хто входить у вашу команду і яку має роль;
• коли користувач востаннє заходив у систему;
• поточний баланс кожного акаунта;
• кількість проєктів, обороти та прибутки з партнерської програми.

Також ви можете запросити нових колег або клієнтів, надіславши їм запрошення на email.

Важливо: роль Колеги можна призначити лише новому користувачу, який раніше не мав акаунта в Collaborator.

Колега керує лише тими проєктами, до яких Адмін надав доступ. Клієнт ж може самостійно створювати проєкти.

Якщо ж запрошується Клієнт, то це може бути як новий обліковий запис, так і наявний. Принцип аналогічний: вкажіть ​​email та надішліть запит.

Новий Клієнт, як і Колега, з отриманого листа завершує реєстрацію. Клієнт з наявним обліковим записом в системі, крім того, що отримає лист, має зайти у свій акаунт і натиснути кнопки підтвердження зв'язку з Акаунтом для команд.

Саме в цей момент відбувається автоматична прив’язка Клієнта до Акаунта для команд в рамках партнерської програми. Після активації зв’язку Адмін починає отримувати партнерський відсоток від операцій Клієнта — це і є точка запуску партнерки. Завдяки цьому комісії в системі зменшуються, а співпраця між Адміном і Клієнтом стає фінансово вигіднішою для обох сторін.

Важливо: Клієнт зможе приєднатися, тільки якщо валюти ваших акаунтів збігаються. В іншому випадку йому потрібно створити новий акаунт або вам потрібно надіслати запрошення з Акаунта для команд в іншій валюті.

Управління

Це розділ для контролю доступів і підключених користувачів.

Адмін може:

• відкликати запрошення, на які не було відповіді;
• призупинити роботу колеги (наприклад, при завершенні співпраці);
• відновити доступ у будь-який момент;
• відв’язати клієнта від акаунта, якщо він переходить до іншого агентства або хоче працювати самостійно.

Важливо: відв’язування не впливає на партнерську програму, тому якщо клієнт продовжує поповнювати баланс, агентство отримує нарахування.

Бюджети

Тут здійснюється фінансовий контроль акаунтів.

Адмін може:

• поповнювати баланс колегам або клієнтам без комісій;
• повертати невикористані кошти з балансу колеги;
• бачити залишки по кожному підключеному користувачу.

Важливо: переказ коштів від Адміна до Клієнта не враховується в партнерській програмі. Комісія нараховується лише при прямому поповненні клієнтського акаунта.

Ця вкладка потрібна для сценарію, коли необхідно з Адміна перенести гроші Колезі або Клієнту. Для цього оберіть відповідний обліковий запис, натисніть Поповнити та вкажіть суму. При цьому відсутні внутрішні комісії.

З облікового запису Колеги Адмін може повернути собі відправлену суму в ситуації, наприклад, коли не повністю витрачено кошти або було надіслано зайві гроші. У рамках облікового запису Клієнта така можливість у Адміна відсутня: з клієнтського балансу Адмін не може собі перерахувати кошти.

Партнерська програма працює лише за умови прямого поповнення клієнтського облікового запису, тобто коли Адмін переказує Клієнту гроші, дохід за партнеркою у таких платежах не зараховується.

Історія змін  

Тут фіксується хронологія дій Адміна: можна подивитися, хто, кому та які доступи надавав, які надсилалися запити тощо. Ця вкладка буде корисною, якщо Адміну потрібно повернутися і дізнатися, на чому він зупинився.

Акаунти для команд 

Ця вкладка служить для зв'язку Адмінів. Тут необхідно вносити email та пароль Адміна для підв'язки акаунтів. Є кнопка біля аватарки для перелогінення та кнопка для відв'язування.

Мої проєкти  

Доступ до проєктів регулюється на рівні розділу Мої проєкти. Тут під назвою кожного проєкту відображаються аватарки користувачів, які мають доступ до нього.

За замовчуванням на всіх проєктах стоїть аватарка Адміна та власника проєкту. За кольором аватарки розмежовуються ролі для швидкої орієнтації. Адмін може додати у проєкт Колегу, зберегти, після чого у доданого Колеги з'явиться проєкт, яким він може керувати.

У клієнтському проєкті, де є аватарка Клієнта, Адміна та надано доступ Колезі, можна за необхідності забрати доступ у Колеги: потрібно натиснути Видалити та Зберегти.

З облікового запису Колеги цей проєкт пропаде, він не зможе його бачити та вести.

Також за клієнтським проєктом виводиться баланс Клієнта: можна побачити, у кого скільки коштів на рахунку, чи взагалі є гроші для закупівлі. Ще доданий фільтр по обліковому запису для швидкого пошуку проєктів конкретного Клієнта.

Якщо зайти в сам проєкт, тут можна керувати доступами, видно клієнтський баланс, додано вкладку подій, куди записується хронологія дій саме на рівні проєкту (наприклад, створення угоди, додавання готової статті до проєкту, її видалення з нього).

Угоди

Усередині проєкту чи Панелі управління з кожної угоди з'являється аватарка ініціатора, тобто відразу зрозуміло, хто цю угоду укладав — Адмін, Колега або Клієнт зі свого акаунту. Тут також є фільтр по обліковому запису, наприклад, для відстеження роботи конкретного співробітника — можна взяти певного Колегу та переглянути всі його угоди.

У рольовій структурі за бюджетом можливий сценарій, коли безпосередньо поповнюється Акаунт для команд і вже з нього розподіляються гроші між колегами чи клієнтами. Також може проводитися поповнення безпосередньо на клієнтські облікові записи.

При цьому у ролі Колеги немає можливості самостійно поповнювати обліковий запис, сюди можна переказати частину коштів тільки з Акаунта для команд, і виведення грошей у цієї ролі теж технічно обмежений.

У Клієнта виведення грошей обмежене доти, поки ця роль підключена до Акаунта для команд. Якщо Клієнта від Адміна від'єднано, він, як звичайний користувач, безпроблемно вводить та виводить кошти.

Коли обліковий запис Клієнта підключається до Адміна, він відразу надає доступи до всіх своїх проєктів: можна з Адміна вести угоди, роздавати завдання тощо. Адмін може надати доступ до проєкту Клієнта своєму Колезі. Також Адмін може зробити доступними свої проєкти для Колеги.

Працює наступна механіка:

• коли Колега або Адмін ведуть угоди за проєктом Клієнта, використовується клієнтський баланс;
• якщо Колега веде угоди в проєкті Адміна, він залучає свій власний баланс;
• Адмін у межах своїх проєктів розпоряджається власними грошима.

У структуру облікових записів вписано стандартну партнерську програму. Нові клієнти залучаються до системи на запрошення Адміна. Вони отримують інвайт у листі від Коллаборатора, проходять реєстрацію, одразу дають доступи до своїх проєктів Адміну (погоджуються з під'єднанням під основний акаунт), після чого приєднуються до партнерської програми.

Без функціоналу до партнерської програми можна підключитися тільки за умови реєстрації за партнерським посиланням, що не завжди є презентабельним для, наприклад, агентства, яке просить своїх клієнтів самостійно реєструватися.

Партнерська програма має стандартні умови: 2,5% від комісії Коллаборатора (2,5% чистого доходу за партнеркою від поповнень клієнтів).

Зміни помітні також у спілкуванні усередині системи. Якщо стандартно листуватись за угодою можуть лише двоє — замовник і власник майданчика, то з функціоналом Акаунта для команд у листуванні можуть брати участь усі, хто має доступ до проєкту (Адмін, Колега).

На етапі переходу до оплати з'являється чек, де можна побачити, з яких рахунків та скільки заповнених завдань має бути оплачено. Це актуально, коли використовується роль Клієнта, оскільки стосується балансів різних клієнтів.

Також в чеку відразу можна побачити, якщо у клієнта не вистачає коштів, наприклад, на 2 заповнені завдання. Можна одразу відредагувати цей перелік — видалити угоду, на яку на цей момент недостатньо коштів, або забрати всю ланку з чека.

Зміни стосуються Кошика лише за умови використання ролі Клієнта. При виборі проєкту, проєкти, що належать Адміну, виглядають стандартно (назва проєкту, створені папки); у проєктах, що належать Клієнтам, навпроти назви виводиться клієнтський баланс, що візуально виділяється із загального переліку. Після вибору клієнтського проєкту баланс Клієнта відразу витягується до рівня Кошика для розуміння достатності коштів на угоду.

Після переходу до оплати з'являється чек, тож можна одразу візуально побачити, що, наприклад, три заповнені завдання мають бути оплачені з двох різних балансів — одне з балансу Клієнта та два з балансу Адміна (тут можна вибрати, якщо на одну угоду коштів достатньо, то іншу можна видалити). Усі редагування в чеку здійснюються лише на рівні чека. Тому, якщо щось було випадково видалено, можна ще раз повернутися до оплати і все буде на своїх місцях. Видалені із чека завдання залишаються в кошику заповненими, до них можна повернутися будь-якої миті.

З підключенням функціоналу в Каталогу майданчиків з'являються додаткові знижки на розміщення, які видно Адміну і всім підключеним під нього Колегам і Клієнтам. Знижки активуються та керуються власниками майданчиків. Власник вибирає розмір знижки, може увімкнути/вимкнути її у будь-який момент. Можна провести угоду зі знижкою, доки її видно — оформити завдання, де буде закріплено ціну зі знижкою.

Акаунту для команд доступний експорт майданчиків із каталогу — автоматичне перепідключення. Також можна за запитом включати експорт в облікових записах Колег та Клієнтів. Функціонал підключається безкоштовно. Клієнт повинен визначитися, який саме обліковий запис він хоче зробити основним —  Акаунтом для команд. Після підключення він самостійно керує акаунтом, залучаючи Клієнтів та Колег.

Додатково для зручності спілкування власникам Акаунтів для команд пропонується створити чат у Телеграм. У чаті будуть менеджер і контактна особа, з якою було обумовлено підключення Акаунта для команд. Користувач при необхідності може додавати до чату своїх колег, тобто всіх тих, кого цікавитимуть новини про функціонал. У чаті також обговорюватимуться спірні питання. Він необхідний для швидкої комунікації.

Чат дозволяє змістовно проінформувати Адмінів про появу нового функціоналу, оновлень системи. Він не містить зайвого спаму, лише інформацію, що стосується Адміна чи корисних для нього нововведень усередині системи. У персональному чаті максимально швидко вирішуються індивідуальні питання.

Залишились питання? Запишіться на демо та відкрийте можливості функціонала Акаунта для команд для власних потреб😉