Аккаунт для команд в Collaborator: эффективное управление клиентами, командой и бюджетами

Аккаунт для команд — специальное предложение Collaborator для агентств и SEO или маркетинговых команд. Он помогает организовать прозрачный и удобный процесс взаимодействия коллег между собой и с заказчиками: регулировать доступы, управлять бюджетами, распределять задания, контролировать выполнение сделок.

В этом гайде подробно рассмотрим:

• как работает функционал Аккаунта для команд;
• какие возможности он открывает для агентств и команд;
• как шаг за шагом им пользоваться.

Аккаунт для команд — это специальный тип учетной записи, который позволяет агентствам, SEO- и маркетинговым командам централизованно управлять всеми процессами в Collaborator. Он объединяет аккаунты коллег и клиентов для слаженного взаимодействия между ними.

Основные задачи Аккаунта для команд:

• организация работы команды;
• контроль финансов и доступов;
• оптимизация процесса закупки размещений;
• удобное ведение партнерской программы.

Такой формат идеально подходит агентствам, ведущим несколько клиентов одновременно, а также командам SEO-специалистов, работающих над совместными проектами.

Главные возможности Аккаунта для команд

Подключив Аккаунт для команд, вы получаете полный набор инструментов для управления работой команды и клиентов. В частности, вы можете:

• создавать или подключать клиентские проекты, управляя ими из одной учетной записи;
• добавлять коллег в конкретные проекты всего в несколько кликов;
• распределять бюджеты между коллегами и клиентами;
• контролировать балансы в пределах до десяти проектов одновременно;
• пополнять счета удобными методами оплаты;
• получать дополнительные скидки на размещение гостевых постов в каталоге Collaborator.

Фактически Аккаунт для команд — это рабочая панель управления всеми активностями агентства или команды по размещению гостевых статей в одном интерфейсе.

Роли пользователей в структуре Аккаунта для команд

Распределение осуществляется на уровне аккаунтов. Есть следующие возможные роли:

1. Админ — главная учетная запись, из которой реализуется все дальнейшее управление. Он может добавлять и удалять пользователей, распределять бюджеты, управлять проектами и отслеживать деятельность команды.
2. Коллега — роль для членов команды: SEO-специалистов, копирайтеров, линкбилдеров и т.д. Коллеги работают только с теми проектами, к которым получают доступ от Админа, и не могут самостоятельно создавать новые проекты или пополнять баланс.
3. Клиент — отдельный полноценный клиентский аккаунт с проектами, управлять которым можно с аккаунта Админа или Коллеги.
   
   Первая причина создания отдельного аккаунта для клиента касается пополнения баланса. Если клиент самостоятельно вносит средства в свой аккаунт и вы не участвуете в этом процессе, логично отделить его рабочее пространство.
   
   Вторая причина — экономия на комиссии благодаря партнерской программе. Для SEO-специалистов на фрилансе и небольших команд, когда проектов становится много, а управлять десятками клиентских аккаунтов вручную становится сложно и утомительно, Collaborator упрощает этот процесс: позволяет собрать все данные в одном месте и комфортно управлять многими проектами одновременно.

Как создать Аккаунт для команд

Чтобы создать Аккаунт для команд:

• перейдите на страницу https://collaborator.pro/ru/agency
• заполните короткую форму с контактными данными;
• дождитесь подтверждения менеджера Collaborator;
• после активации в вашем аккаунте появится новый раздел Аккаунт для команд.

Готово💪 С этого момента вы можете создавать структуру команды, добавлять клиентов и настраивать работу в пределах одного интерфейса.

Эффективность

Во вкладке Эффективность собрана основная аналитика по подключенным аккаунтам. Здесь вы можете увидеть:

• кто входит в вашу команду и какая его роль;
• когда пользователь последний раз заходил в систему;
• текущий баланс каждого аккаунта;
• количество проектов, обороты и доходы из партнерской программы.

Также вы можете пригласить новых коллег или клиентов, отправив им приглашение на email.

Важно: роль Коллеги можно назначить только новому пользователю, у которого нет аккаунта в Collaborator.

Коллега управляет только теми проектами, к которым Админ предоставил доступ. Клиент может самостоятельно создавать проекты.

Если приглашается Клиент, то это может быть как новая учетная запись, так и имеющаяся. Принцип аналогичен: укажите e-mail и отправьте запрос.

Новый Клиент, как и Коллега, из полученного письма завершает регистрацию. Клиент с имеющимся аккаунтом в системе, кроме того, что получит письмо, должен зайти в свой аккаунт и нажать кнопки подтверждения связи с Админом.

Именно в этот момент происходит автоматическая привязка Клиента к Аккаунту для команд в рамках партнерской программы. После активации связи Админ начинает получать партнерский процент от операций Клиента — это и есть точка запуска партнерки. Благодаря этому комиссии в системе уменьшаются, а сотрудничество между Админом и Клиентом становится финансово более выгодным для обеих сторон.

Важно: Клиент сможет присоединиться только если валюты ваших аккаунтов совпадают. В противном случае ему нужно создать новый аккаунт или вам нужно отправить приглашение из Аккаунта для команд в другой валюте.

Управление

Это раздел для контроля доступа и подключенных пользователей.

Админ может:

• отозвать приглашения, на которые не было ответа;
• приостановить работу коллеги (например, при завершении сотрудничества);
• восстановить доступ в любой момент;
• отвязать клиента от аккаунта, если он переходит в другое агентство или хочет работать самостоятельно.

Важно: отвязывание не влияет на партнерскую программу, поэтому, если клиент продолжает пополнять баланс, агентство получает начисление.

Бюджеты

Здесь осуществляется финансовый контроль аккаунтов.

Админ может:

• пополнять баланс коллегам или клиентам без комиссий;
• возвращать неиспользованные средства по балансу коллеги;
• видеть остатки по каждому подключенному пользователю.

Важно: перевод средств от Админа к клиенту не учитывается в партнерской программе. Комиссия начисляется только при прямом пополнении клиентского аккаунта.

Эта вкладка нужна для сценария, когда необходимо с Админа перенести деньги Коллеге или Клиенту. Для этого выберите соответствующую учетную запись, нажмите Пополнить и укажите сумму. При этом отсутствуют внутренние комиссии.

Из аккаунта Коллеги Админ может вернуть себе отправленную сумму в ситуации, например, когда не полностью потрачены средства или были отправлены лишние деньги. В рамках аккаунта Клиента такая возможность у Админа отсутствует: с клиентского баланса Админ не может себе перечислить средства.

Партнерская программа работает только при прямом пополнении клиентской учетной записи, то есть когда Админ переводит Клиенту деньги, доход по партнерке в таких платежах не засчитывается.

История изменений

Здесь фиксируется хронология действий Админа: можно посмотреть, кто, кому и какие доступы предоставлял, какие посылались запросы и т.д. Эта вкладка будет полезна, если Админу нужно вернуться и узнать, на чем он остановился.

Аккаунты для команд

Эта вкладка служит для связи Админов. Здесь необходимо вносить email и пароль Админа для подвязки аккаунтов. Есть кнопка у аватарки для перелогирования и кнопка для отвязывания.

Мои проекты

Доступ к проектам регулируется на уровне раздела Мои проекты. Здесь под названием каждого проекта отображаются аватарки пользователей, имеющих доступ к нему.

По умолчанию на всех проектах стоит аватарка Админа и владельца проекта. По цвету аватарки разграничиваются роли для быстрой ориентации. Админ может добавить в проект Коллегу, сохранить, после чего у добавленного Коллеги появится проект, которым он может управлять.

В клиентском проекте, где есть аватарка Клиента, Админа и предоставлен доступ Коллеге, можно при необходимости забрать его у Коллеги: нужно нажать Удалить и Сохранить.

Из аккаунта Коллеги этот проект пропадет, он не сможет его видеть и вести.

Также по клиентскому проекту выводится баланс Клиента: можно увидеть, у кого сколько средств на счете, есть ли вообще деньги для закупки ссылок. Еще добавлен фильтр по аккаунту для быстрого поиска проектов конкретного Клиента.

Если зайти в сам проект, здесь можно управлять доступами, виден клиентский баланс, добавлен раздел событий, куда записывается хронология действий именно на уровне проекта (например, создание сделки, добавление готовой статьи к проекту, ее удаление из него).

Сделки

Внутри проекта или Панели управления по каждой сделке появляется аватарка инициатора, то есть сразу понятно, кто эту сделку заключал — Админ, Коллега или Клиент из своего аккаунта. Здесь также есть фильтр по аккаунту, например, для отслеживания работы конкретного сотрудника: можно взять определенного Коллегу и просмотреть все его сделки.

В ролевой структуре по бюджету возможен сценарий, когда непосредственно пополняется Аккаунт для команд и из него распределяются деньги между Коллегами или Клиентами. Также можно пополнять непосредственно клиентские учетные записи.

При этом в роли Коллеги нет возможности самостоятельно пополнять аккаунт, сюда можно перевести часть средств только с Админа. Вывод денег в этой роли тоже технически ограничен.

У Клиента вывод денег ограничен до тех пор, пока эта роль подключена к Аккаунту для команд. Если Клиент от Админа отключен, он, как обычный пользователь, беспроблемно вводит и выводит средства.

Когда аккаунт Клиента подключается к Админу, он сразу предоставляет доступы ко всем своим проектам: можно с Админа вести сделки, раздавать задания и т.д. Админ может предоставить доступ к проекту Клиента своему Коллеге. Также Админ может сделать доступными свои проекты для Коллеги.

Работает следующая механика:

• когда Коллега или Админ совершают сделки по проекту Клиента, используется клиентский баланс;
• если Коллега совершает сделки в проекте Админа, он привлекает свой собственный баланс;
• Админ в рамках своих проектов распоряжается своими деньгами.

В структуру аккаунтов вписана стандартная партнерская программа. Новые клиенты привлекаются в систему по приглашению Админа. Они получают инвайт в письме от Коллаборатора, проходят регистрацию, сразу дают доступ к своим проектам Админу (соглашаются с подключением под основной аккаунт), после чего присоединяются к партнерской программе.

Без функционала к партнерской программе можно подключиться только при регистрации по партнерской ссылке, что не всегда является презентабельным для, например, агентства, которое просит своих клиентов самостоятельно регистрироваться.

Партнерская программа имеет стандартные условия: 2,5% комиссии Коллаборатора (2,5% чистого дохода по партнерке от пополнений клиентов).

Изменения заметны также в общении внутри системы. Если стандартно переписываться по сделке могут только двое — заказчик и владелец площадки, то с функционалом Аккаунта для команд в переписке могут участвовать все, кто имеет доступ к проекту (Админ, Коллега).

На этапе перехода к оплате появляется чек, где можно увидеть, с каких счетов и сколько заполненных заданий должно быть оплачено. Это актуально, когда используется роль Клиента, поскольку касается балансов разных клиентов.

Также в чеке сразу можно увидеть, если у Клиента не хватает средств, например, на 2 заполненных задания. Можно сразу отредактировать этот перечень — удалить сделку, на которую на этот момент недостаточно средств, или забрать все звено с чека.

Изменения касаются Корзины только при использовании роли Клиента. При выборе проекта, принадлежащие Админу проекты выглядят стандартно (название проекта, созданные папки); в проектах, принадлежащих Клиентам, напротив названия выводится клиентский баланс, визуально выделяемый из общего перечня. После выбора клиентского проекта баланс Клиента сразу вытягивается на уровень Корзины для понимания достаточности средств на сделку.

После перехода к оплате появляется чек, так что можно сразу визуально увидеть, что, например, три заполненных задания должны быть оплачены с двух разных балансов — один из баланса Клиента и два с баланса Админа (здесь можно выбрать, если на одно соглашение средств достаточно, то другое можно удалить). Все редактирование в чеке осуществляется на уровне чека. Поэтому если что-то было случайно удалено, можно еще раз вернуться к оплате и все будет на своих местах. Удаленные из чека задачи остаются в корзине заполненными, к ним можно вернуться в любой момент.

С подключением функционала в каталоге площадок появляются дополнительные скидки на размещение, которые видны Админу и всем подключенным Коллегам и Клиентам. Скидки активируются и управляются владельцами площадок. Владелец выбирает размер скидки, может включить/выключить ее в любой момент. Можно провести сделку со скидкой, пока она видна — оформить задание, где будет закреплена цена со скидкой.

В Аккаунте для команд доступен экспорт площадок из каталога. Также можно по запросу включать экспорт в аккаунтах Коллег и Клиентов. Функционал подключается бесплатно. Клиент должен определиться, какую именно учетную запись он хочет сделать основной — Аккаунтом для команд. После подключения он самостоятельно управляет аккаунтом, привлекая Клиентов и Коллег.

Дополнительно для удобства общения владельцам Аккаунтов для команд предлагается создать чат в Telegram.Пользователь при необходимости может добавлять в чат своих коллег, то есть всех тех, кого будут интересовать новости о функционале Аккаунта для команд. В чате также можно обсуждать спорные вопросы. Он необходим для быстрой коммуникации.

Чат позволяет содержательно проинформировать Админов о появлении нового функционала, обновлениях системы. Он не содержит лишнего спама, только информацию, касающуюся Аккаунта для команд или полезных для него нововведений внутри системы. В персональном чате быстро решаются личные вопросы.

Остались вопросы? Запишитесь на демо и откройте возможности функционала Аккаунта для команд для собственных целей😉